Návod na Trello - pracujte efektivně

Napsal(a) Napsáno pondělí, 09 září 2013 Zveřejněno v Rady a návody Přečteno 15858 krát
Ohodnotit tuto položku
(5 hlasů)

Trello získává na popularitě a s přibývajícím počtem uživatelů přibývají i ti čeští. A pro ty, kteří si s Trellem kvůli angličtině či něčemu jinému zkrátka neporadí, jsou naše články. Nejprve jsme si pověděli, co je Trello, a pak ukázali, jak se do Trella zaregistrovat a jak ho nastavit. Nyní si posvítíme na samotné používání Trella - od tvorby organizace, nové tabule a lístečků / kartiček až po přiřazování uživatelů a nastavování barevných štítků.



 
  1. Vytvoření organizace
  2. Vytvoření nové tabule v organizaci
  3. Přizpůsobení tabule
  4. Kartičky (lístečky) v Trellu
  5. Závěr

Seskupení tabulí do skupin - organizace

Než vytvoříme samotnou tabuli, je dobré vytvořit oganizaci, do které bude daná tabule (a pravděpodobně i nějaké další) patřit. Přesně jako na následujícím screenshotu mého Trella.

navod-1

Organizace je "WebPrezent - Develop" a do ní patří tabule "Develop - WebPublic 3.0" a "Develop - WebSimple".

Novou organizaci vytvoříme kliknutím na "New Organization..." vpravo dole jako na obrázku výše. Vyplníme její jméno a volitelně můžeme a také nemusíme vyplnit krátký popis. Poté klikneme na "Create" (Vytvořit).

navod-2-nova-tabule

Tím se dostaneme na obrazovku správy organizace, kde můžeme nastavit úplně vše, co ještě můžeme potřebovat - přidat k ní členy a nastavit, zda je soukromá nebo veřejná (viditelná všem - dohledatelná přes vyhledávače).

navod-3-nastaveni-organizace

Obrázek jsem se snažil udělat tak, aby hovořil za vše.

  • Nahoře vedle názvu organizace najdete aktuální nastavení - zda je organizace veřejná nebo soukromá.
  • Můžete změnit jméno a popis organizace kliknutím na tlačítko pod jejím popisem.
  • Členy přidáte kliknutím na "Add Members" a napsáním buď jména nebo přesdívky na Trellu. Organizace s nastavením "Private" je viditelná pouze jejím členům.
  • Do organizace můžete rovnou přidat novou tabuli kliknutím na "New Board".
  • Úplně dole vidíte přehled tabulí, které jsou v této organizaci. Je nová, proto zde ještě nejsou žádné tabule.
  • Vpravo pak je nastavení organizace (Organization Settings) - tam můžete organizaci učinit veřejnou nebo smazat, pokud chcete.

Pokud jste byli někým přiřazeni k jeho organizaci, nemůžete ji smazat ani do ní přidávat členy! Je to pouze věc autora organizace.

Pokud chcete tabuli s někým sdílet, pravděpodobně do tabule ještě přidáte členy. Následujícímu kroku se však nevyhne nikdo - přidání nové tabule.

Vytvoření nové tabule

Novou tabuli k naší právě vytvořené organizaci můžeme vícero způsoby. 

  1. V pravém horním rohu klikneme na "Boards" nebo naši profilovku a vybereme "New Board", nebo
  2. po vytvoření organizace klikneme u "My Org Boards" na "New board..." (vizi obrázek výše), nebo
  3. nejsnazší řešení - na domovské stránce trello.com vybereme "New board in organization...

My se vydáme nejsnadnější cestou a tou je bod 3. Přejdeme na trello.com (stačí kliknout na ikonu Trello v levém horním rohu) a před vámi bude následující:

navod-4-nova-tabule

 

Klikneme na "New Board in organization" a vyjede rychlé nastavení základních údajů tabule. 

navod-5-nastaveni-tabule

Vyplníme Název (titulek - Title) a organizaci necháme již vybranou, pouze v případě potřeby přepneme. 

Důležitý je také poslední řádek, kde nastavujeme, kdo tabuli uvidí. Výchozí nastavení je takové, že tabuli vidí každý člen organizace, do které tabule patří. To je poměrně ideální nastavení, v případě potřeby ale tabuli můžete také nastavit na soukromou (Private) nebo veřejnou (Public) kliknutím na Change.  

Když je vše podle vašich představ, klikněte na Create (Vytvořit). Nastavení jde později změnit - s tím si nedělejte starosti. Naše tabule se otevře.

navod-6-prehled-tabule

Na tabuli vidíte jen skutečně potřebné. Tři základní sloupce - co udělat, co právě děláte a co máte hotovo, možnost přidat další sloupce (tu má jen autor tabule). Vpravo je pak menu, ve kterém najdete nastavení, a pod ním je možnost přidat členy k tabuli. Nic víc, nic míň. Další vymoženosti jsou až pro pokročilé používání, které opět většina uživatelů Trella nevyužije.

Přizpůsobení tabule Trella

Jelikož ne každému musí sedět anglické výrazy při práci a také proto, že na některé projekty se 3 základní sloupce pojmenované jako "udělat, právě dělané a hotové" nehodí, je třeba je odstranit a vytvořit své. Také se hodí vytvořit své vlastní barevné štítky na lístečky pro rychlou identifikaci kartiček bez jakéhokoliv čtení. Pojďme na to.

Odstranění základních sloupců (seznamů) v Trellu

Najedeme myší do pravého horního rohu sloupců (To Do, Doing i Done) - přesně na druhou stranu sloupce než je tento nápis - zkrátka na místo červené tečky na obrázku níže. Tím se nám zobrazí šipka dolů v kroužku, na kterou klikneme a z vyjetého seznamu vybereme Archive This List (Archivovat tento seznam). Opakujeme pro všechny tři základní sloupce, čížm je všechny odstraníme.

navod-7-smazani-sloupce

Všechny sloupce (seznamy) jsme tedy odstranili a je třeba vytvořit nové

Vytvoření nových sloupců (seznamů) v Trellu

Naše tabule je nyní prázdná, ale nabízí nám "Add a list..." možnost, česky "Přidat seznam". Klikneme...

navod-8-novy-sloupec

 

... vyplníme název sloupce a sloupec přidáme kliknutím na "Save" (Uložit). 

navod-8-novy-sloupec-nazev

 

Tento proces opakujeme, dokud máme tabuli rozdělenou na všechny potřebné fáze projektu. My si tabuli rozdělili na 3 sloupce - Nápady, Pojedeme... a "Navštívili jsme... . 

navod-9-sloupce

 

Trello pro rychlou a snadnou práci podporuje funkci "Drag-n-drop" neboli táhni a pusť. Obyčejným přetažením s držením levého tlačítka myši můžeme sloupce libovolně proházet.

Nastavení barevných štítků

Barevné štítky jsou proužky, které se zobrazí nad každým lístečkem, kterému tento proužek (resp. popisek - label) přiřadíte. Abyste je nastavili, klikněte pod vaším profilovým obrázkem vpravo nahoře na "Menu" a vyberte "Settings".

navod-10-labels

 

Ve stejném sloupci se nám zobrazí nabídka nastavení, ze kterých nás zajímá nejvíce "Edit Labels" - editovat popisky.

navod-11-nastaveni-labelu

Do připravených políček vedle jednotlivých obrázků můžeme vepsat co která barva znamená. Toto uděláme, klikneme na "Save" (Uložit) a všechna hlavní nastavení tabule jsou vyřešena.

Trello - lístečky, kartičky a co všechno v nich jde

Přidání lístečku

Není nic jednoduššího než přidat kartičku do příslušného sloupce tabule v Trellu. Klikněte na "Add a card..." ve vámi vybraném sloupci (kam lísteček patří) podle obrázku...

navod-12-listecky

 

... vyplňte titulek a vše je zařízené. Nezapomeňte ale kliknout na "Add" (Přidat).

navod-13-titulek-listecku

 

Kartička se zobrazí okamžitě. Opakujte dokud máte nápady :)

navod-14-listek-hotovy

Přesunutí kartičky do jiného sloupce

Ještě než kartičce přidáme další vlastnosti, ukážeme si, jak ji přeřadit do jiného sloupce. Je to asi to nejjednodušší, co v Trellu budete dělat.

Jak jsme si už řekli, u Trella funguje metoda táhni a pusť (drag and drop), takže vše půjde hladce jen pomocí tažení myši se stisklým tlačítkem.

navod-15-drag-n-drop

Nastavení podrobností kartičky

Toto je to, co dělá Trello tak skvělým pomocníkem. Nejenže se ovládá rychle, snadno a intuitivně, ale hlavně jde kartičky přidávat podrobnosti - přiřadit člena tabule, přidat barevný štítek, připnout soubor nebo nastavit datum a čas, kdy musí být kartička vyřízená. Také se můžete ke kartičce zapsat a Trello vám vždy pošle mail, pokud na kartičce dojde k nějaké změně (bude přesunuta, přibyde komentář apod.) 

navod-16-detaily-karty

Tmavě modře jsem zdůraznil důležitá tlačítka a vedle máte překlad, k čemu která slouží. 

  • Úprava popisků - kliknete a vyberete ze seznamu barevný štítek. Můžete jich vybrat i více.
  • Přidání členů - kliknete a vyberete členy ze seznamu, popř. přidáte i jiné co nejsou k tabuli přiřazeni
  • Datum splatnosti - nastavíte datum, do kdy by měla být kartička vyřízená
  • Připnout soubor - nahrajete soubor, třeba obrázek, kterou si všichni co kartičku vidí budou moci stáhnout
  • Subscribe - pokud kliknete, Trello vám bude posílat emaily při každé změně na této kartičce
  • Odstranění kartičky - kliknutím na Archive, lze zpětně vrátit

Když vyplníte vše, co potřebujete, kartička se razantně změní. Samozřejmě můžete psát komentáře napsáním textu do políčka "Write a comment" a stisknutí Enter.

navod-17-hotova-karta

 

Spolu se změnou uvnitř této kartičky se vše projeví navenek i na přehledu všech kartiček.

navod-18-hotovo

A tím je naše učení u konce.

Závěr

Nyní můžete Trello bezstarostně používat k účelu, ke kterému bylo stvořeno a sami uvidíte, že obsah Trella vám časem sám nabobtná. Rozhodně uvidíte, že pracovat s Trellem se vám dlouhodobě vyplatí. Nezepomenete své okamžité nápady, naplánujete si svoji krátkodobou budoucnost a zároveň budete mít přehled o všem, co jste už udělali. A jako malá perlička na závěr - screenshot mého Trella s tabulí WebZpravodaj.

navod-19-kompletni-trello

 



Naposledy změněno úterý, 10 září 2013 08:30

Zaujal Vás tento článek? Sdílejte ho a šiřte dál...

Tomáš Janeček

Student aplikované informatiky na FIM UHK, nadšený do kódu všeho druhu, tvorby webových aplikací i webdesignu. Vytvořil jsem svůj blog tomasjanecek.cz kam taky občas píšu. Žiju sportem - volejbal, horské kolo, (orientační) běh..., počítači i hraním na sopránové ukulele.



Komentáře   

 
Martin Janoušek
0 # Martin Janoušek 2014-06-07 16:48
Ahoj Tomáši, pěkně napsáno. Já bych ještě uvítal trochu navést (pokud jsem to při své kreativitě nezaregistroval ). Mám dvě firmy a měl jsem představu, že budu mít v hlavičce FIRMA 1 a pod ní ty sloupce Nápady, udělat, v procesu, uděláno, předáno. U FIRMA 2 to samé. Je to takto v možné? Díky.
Martin
Odpovědět | Odpovědět citací | Citovat
 
 
Tomáš Janeček
+1 # Tomáš Janeček 2014-06-07 23:26
Ahoj Martine, jasně, v čem je problém? :)

Na hlavní stránce http://trello.com klikneš v pravým horním rohu na "+", což je "Add a new board or organization.", tedy "Přidat novou nástěnku nebo organizaci". Klikneš a zvolíš "Neš board" - každá tvá firma bude samostatná nástěnka a v každé si můžeš nastavit jaké sloupce chceš, klidně i jiné.
Odpovědět | Odpovědět citací | Citovat
 

Přidat komentář

Bezpečnostní kód Obnovit